برنامج للأرشفة الألكترونية و الصادر والوارد وثائق بلا أوراق

برنامج فكره للأرشفة الصادر والوارد
برنامج لتسجيل جميع الخطابات والوثائق العادية أو السرية الصادرة من أقسام المؤسسة والواردة إليها وحفظها وترتيبها بشكل متطور
برنامج الصادر والوارد هو برنامج عربي من اقوى برامج الاتصالات الادارية في الوطن العربي ، حيث يتيح التواصل بين موظفي المؤسسات الصغيرة و المتوسطة . يمكنك برنامج الصادر والوارد من ارسال تنبيهات و تقارير على الشبكة المحلية لمؤسستك و طباعتها او ارشفتها في قاعدة البيانات و امكانية ترقيمها
برنامج الصادر والوارد يحتوي على العديد من المميزات منها النسخ الاحتياطي للبيانات و امكانية ارجاعها في اي وقت
البرنامج ينقسم الى ثلاثة اجزاء :-
1 الصادر والوارد
برنامج لتسجيل جميع الخطابات والوثائق العادية أو السرية الصادرة من أقسام المؤسسة والواردة إليها وحفظها وترتيبها بشكل متطور ويمكنك من داخل البرنامج سحب المرفقات والأوراق التابعة للمعاملة عن طريق الأسكنر او الماسح الضوئي وحفظها داخل البرنامج يتيح البرنامج استخراج كافة التقارير التي تلبى احتياجات المؤسسة كذالك البرنامج يقوم بطباعة الباراكود للمعاملات وكذالك طباع باراكود بعنوان الجهة
2- الارشيف الإلكتروني
يهدف البرنامج إلى حفظ بيانات الوثيقة مهما كان نوعها ( برقية – تعميم – خطاب – معاملة – قصاصة – شرح – فاتورة) ومهما كانت أهميتها( سرية – عادية ) وبالإمكان حفظ صورة الوثيقة واستعراضها عند البحث عنها وطباعتها أو تصغير وتكبير الصورة …
3- متابعة المعاملات الواردة
بعد حفظ المعاملة الواردة يمكن للمستخدم متابعتها الى اى قسم ذهبت وما حدث عليها وتاريخها تحويلها بمعنى انة يقوم بفتح سجل للمعاملة على كل ما يحدث لها داخل المؤسسة ويدعم البرنامج العمل على الشبكات كما يدعم طبقات المستخدمين وصلاحياتهم على الإطلاع على المواضيع السرية أو العادية أو الأطلاع ومشاهدة صورالوثائق والمرفقات
* البرنامج يدعم العمل على قاعدة بيانات oracle + sqlServer .
* امكانية للعمل على الانترنت .
* امكانية اختيار طريقة تخزين الوثائق ضمن نوعين: – تخزين الوثائق داخل قاعدة البيانات نفسها. – تخزين الوثائق داخل مجلد مستقل .
* عمل شجرة خاصة باقسام المنشأه لترتيب الوثائق .
* امكانية استخدام الماسح الضوئي بحيث: – سحب اي وثيقة بشكل منفرد. – دعم السحب المتعدد للوثائق FDI. – امكانية حفظ الصوره المسحوبه بشكل مستقل pdf.tif….etc. – امكانية تعديل اتجاه الصوره “الاستدارة” لليمين او لليسار او القلب 180 درجه.
* امكانية اضافة كامل البيانات التي تخص الوثيقة بعد اضافتها للبرنامج. .
* امكانية اضافة وثيقة تسديد لاي وثيقه موجوده مسبقا .
* امكانية اضافة مرفقات خاصه باي وثيقه كملفات ايضل بحيث تستطيع استعراض و التعامل مع المرفقات.
* دعم البرنامج لاي نوع من الملفات:jpg , docx , pdf … etc. .
* امكانية عمل تحويل الوثائق بين الاقسام الخاصة بالمنئشأه. .
* دعم عمل اصدارات للوثيقه عقب اي تعديل بقصد المتابعة و المراجعة.
* اضافة العلاقات المختلفة بين الوثائق بقصد تحديد الروابط المختلفة بين الوثائق .
* عمل و اضافة تنبيهات تخص اي وثيقة للتنبيه لاي امر .
* استخدام البحث المحدد و الغير محدد لمجلدات شجرة المنشأه .
* -دعم امكانية انشاء باركود خاص لاي وثيقه بناءا على رقمها المميز.
* تصدير اي وثيقه من البرنامج مع دعم امكانية تصدير المرفقات الى اي وسيط تخزين خارجي.
* تصدير اي مجلد يخص اي قسم بجميع وثائقه مع دعم امكانية تصدير المرفقات ام فقط الوثائق الرئيسية الى اي وسيط تخزين خارجي.
* امكانية ارسال اي وثيقة من خلال البريد الالكتروني .
* دعم نقل اي وثيقه او اي مجلد الى اي مكان داخل الشجرة الادارية .
* دعم عملية التواصل بين الافراد داخل المنشأه من خلال عمل محادثات chatting مع دعم ارسال ملفات او وثائق من خلال المحادثه.
* ارسال رسائل مباشرة: – لجميع الافراد في المنشأه. – لجمع افراد قسم او دائرة معينة. – لشخص بعينة.
* دعم ارسال بريد الكتروني لاي شخص من خلال شاشة ارسال ايميلات مستقلة .
* دعم استخدام خدمة الرسائل القصيرة للتواصل بين الافراد داخليا و خارجيا. .
* امكانية الاستعلام و البحث عن اي وثيقه وفق اي معيار من البيانات التي تم استخدامها في الادخال.
* امكانية الاستعلام و البحث عن الوثائق التي تم تحويلها بين الادارات.
* الاستعلام و البحث عن الوثائق المستلمة.
* الاستعلام عن خط سير وثيقة او معامله ما.
* الاستعلام و البحث عن التنبيهات المختلفة التي تمت على الوثائق المختلفة .
* الاستعلام و البحث عن معاملات تجاوز حد الرد عليها.
* الاستعلام و البحث عن المعاملات التي حذفت مع بيان الشخص الذي حذفها مع بيان ساعة و تاريخ الحذف.
* امكانية استعادة اي من الوثائق التي تم حذفها مسبقا و تحديد مكان استعادتها الجديد.
* امكانية البحث داخل رسائل المحادثات التي تمت بين افراد المنشأه .
* امكانية البحث داخل في الرسائل المرسله بشكل مباشر من الادارة الى فرد او دائرة.
* دعم موضوع تحديد الصلاحيات بين افراد المنشأه كل حسب موقعة.
* امكانية الاستعلام او تتبع اي حركة تمت في البرنامج مع بيان صاحب الحركه و ووقت و تاريخ الحركه و ما تم بهذه الحركة لغرد المراقبة.
* امكانية عمل نسخ احتياطي لقاعدة البيانات مع امكانية استرداد القاعدة.
* دعم النسخ الاحتياطي المجدول “وفق تاريخ معين مع تحديد الفترة بالايام لعمل هذا النسخ” .
* إستخدام اكثر من 16 تقرير تفصيلي و بياني مع امكانية ارسال اي من هذه التقارير عبر البريد الالكتروني.
* استخدام الدعم المباشر من خلال البرنامج.
* إمكانية تصفير قاعدة البيانات.